Vad gör en Executive Assistant?

En Executive Assistant är andrepiloten, stöttepelaren. En Business Partner och förlängd arm. Rollen kallas även VD-assistent (tidigare även chefsassistent) då den traditionellt sett går ut på att stötta just VD:n. En Executive Assistant kan supporta olika personer i ledningsgruppen som en CIO eller CFO.

Vilken är den viktigaste funktionen en Executive Assistant hjälper till med?

En Executive Assistant är först och främst en gatekeeper. En person som kan förenkla vardagen, prioritera, strukturera och hålla en tydlig riktning i arbetet. Då den person som är i behov av hjälp befinner sig i en ledande position är det ofta mycket på gång och snabba puckar. Det gör att den exekutiva assistenten inte bara måste ha stenkoll, utan även förmåga att hantera många arbetsuppgifter samtidigt – multitaska helt enkelt. 

För ett framgångsrikt samarbete krävs att den exekutiva assistenten verkligen känner verksamheten utan och innan för att veta vad som bör prioriteras och vad som kan senareläggas. Det förutsätter även en viss personkemi mellan assistenten och den hon eller han jobbar för. 

Arbetsuppgifter för en Executive Assistant 

En Executive Assistant kan hjälpa till med allt som resulterar i en mer effektiv och följsam arbetsdag. Det innebär bland annat:

• Kalenderplanering
• Mejlhantering
• Mötesbokning
• Protokollförande
• Driva projekt och planera event

Assistera fler än en person

Vissa exekutiva assistenter hjälper en hel ledningsgrupp, något som givetvis tar väldigt mycket tid. Assistenten ansvarar då främst för kalender och mejl, mindre för projekt och event och det är ovanligt att assistenten har ägandeskap för allas kalendrar. Det är i regel vanligast att fokusera på VD:n och sedan hjälpa resten av gruppen i mån av tid.