Vad gör en virtuell assistent?
Vad är en virtuell assistent?
Du som läser har säkerligen koll på vad en executive assistant gör, men kanske inte full koll på en virtual executive assistant? En virtual executive assistant är en person som ofta supporterar en VD, någon i ledningsgruppen eller en annan chef som behöver administrativ support på distans. En virtuell assistent är för dig som inte behöver avlastning på heltid, utan uppdragen sträcker sig oftast under 50 % – ofta mellan 10-25 %. Det innebär att assistenten jobbar med flera kunder och i regel några timmar om dagen med respektive kund.
Virtual executive assistants i världen – och Sverige
I länder som Spanien, Italien, USA och Kanada är virtual executive assistant ett vanligt förekommande begrepp. I Sverige och Norden är det istället ett relativt nytt begrepp, men som nu äntligen börjar bli mer vedertaget. En förklaring till att det haft ett större genomslag i USA skulle kunna ha att göra med att USA har en långvarig tradition av assistenter i yrkeslivet. Där är det inte bara VD:s som är i behov av assistenter, utan en massa andra roller blir också tilldelade assistenter.
Vem behöver en virtuell assistent och varför?
Har du för lite tid, för mycket att göra och sitter i en ledande befattning? Då är du en utmärkt kandidat för att ta in en virtual executive assistant. Om din administrativa ådra inte heller är så framträdande eller om du helt enkelt bara tycker att administration är trist har du ytterligare en anledning att se över möjligheterna med en virtuell assistent!
5 konkreta uppgifter en virtuell assistent kan hjälpa till med
Även om en virtual executive assistant inte befinner sig på ditt kontor finns det mängder av uppgifter du kan få hjälp med, som exempelvis:
- Mailhantering – Assistenten rensar mailen löpande medan du fokuserar på annat.
- Kalenderoptimering/mötesbokning – Bokning, ombokning och avbokning av möten för att säkerställa att din vecka flyter på så smidigt som möjligt.
- Presentationer – Skapa och ta fram material till presentationer.
- Kvittoredovisning/Tidrapporter – Gå igenom kvitton och godkänna tidrapporter.
- Resebokning – Att boka resor och boende är en vanlig uppgift för en virtuell assistent, även om den under rådande omständigheter inte är fullt så aktuell.
