Emma, vår Talent Aquisition Specialist, om framtidens adminroller och hur du rekryterar rätt talanger

1. Hur tror du att utvecklingen av roller inom administration kommer att se ut?

Jag ser att rollerna inom administration, särskilt för exekutiva assistenter och kontorschefer, blir mer strategiska i framtiden. Företag digitaliseras allt mer och det innebär att de här rollerna kommer att behöva hantera fler digitala verktyg och system. Det handlar inte längre bara om traditionellt administrativt stöd, utan mer om projektledning, koordinering av team och att bidra till beslut på högre nivå. Kompetenser som dataanalys och processförbättring blir allt viktigare, och jag tror vi kommer att se ett ökat fokus på förmågan att arbeta agilt och anpassa sig snabbt till förändringar. AI och tekniken kommer sannolikt att fortsätta ersätta många former av mänsklig interaktion där det finns behov av effektivitet och automation. Samtidigt kommer det mänskliga mötet att vara viktigt i sammanhang där emotionell intelligens, kreativitet och förtroende spelar en stor roll. Teknologin kan snarare fungera som ett komplement som förstärker och förbättrar mänskliga interaktioner istället för att ersätta dem.

2. Vad får man inte missa när man rekryterar en Executive Assistant?

När man rekryterar en Executive Assistant är det viktigt att tänka på att det handlar om mycket mer än bara administrativa färdigheter. En riktigt bra EA är ofta en förlängning av den exekutiva ledningen, vilket betyder att de behöver ha en djup förståelse för företagets affärsmål och värderingar. De måste också kunna arbeta proaktivt, ha starkt omdöme och klara av att hantera dynamiska och ibland svåra situationer. Det är även avgörande att kandidaten och den exekutiva ledaren fungerar bra tillsammans, både i kommunikationsstil och personkemi, eftersom de kommer att arbeta nära varandra.

3. Vad är viktiga inslag för att hitta en bra rekrytering?

För mig handlar en bra rekrytering om tre saker:

1. Djup förståelse för rollen – Det är viktigt att verkligen förstå vad rollen innebär och vad företaget behöver, både när det gäller kompetens och arbetsuppgifter.
2. Kulturell matchning – Att hitta en kandidat som passar in i företagets kultur och värderingar är lika viktigt som att hitta rätt erfarenhet och kompetens.
3. Tydlig kommunikation – En snabb och tydlig kommunikation genom hela processen är avgörande för att hålla kandidater engagerade och intresserade. Det hjälper också att talanger är engagerade och kvar under hela processen. 

4. Vilka roller inom administration är de mest svåra att hitta? 

De roller jag upplever som mest utmanande att hitta är ofta de som kombinerar teknisk kompetens med strategiskt tänkande, till exempel Operations Managers eller Executive Assistants som har en specifik branschkunskap. Det är ofta dessa roller som kräver digitala och projektledningsfärdigheter där utbudet inte riktigt möter efterfrågan. För att hitta dessa talanger jobbar vi mycket med att söka upp personer som kanske inte aktivt söker nytt jobb just nu. Vi använder också vår databas, riktade annonser för att fånga intresset hos rätt kandidater och vårt gedigna nätverk med specialister inom administration. 

5. Vilket moment i rekryteringsprocesser tycker de flesta är absolut mest utmanande? 

Det som jag oftast hör från kunder är att de har svårt att hitta rätt balans mellan teknisk kompetens och kulturell passform. Det är en sak att hitta en kandidat som har rätt erfarenhet, men det är något helt annat att hitta någon som också passar in i teamet och företagets arbetsmiljö. Här hjälper vi genom att jobba nära kunden och verkligen förstå deras företagskultur och långsiktiga mål. Vi ställer de rätta frågorna under intervjuerna och använder personlighetstester för att säkerställa att vi hittar den bästa matchningen, både tekniskt och kulturellt.

6. Vilka är dina bästa tips på att stärka arbetsgivarvarumärket under en rekryteringsprocess?

Att stärka arbetsgivarvarumärket under en rekrytering är väldigt viktigt. Några saker jag alltid rekommenderar är:

• Tydlig kommunikation: Var tydlig och transparent med företagets värderingar, förmåner och karriärmöjligheter, redan i annonsen och genom hela processen.
• Professionellt bemötande: Ge alla kandidater en bra upplevelse, oavsett om de går vidare eller inte. Snabb återkoppling och ett vänligt bemötande är grundläggande.
• Visa upp företagskulturen: Lyft fram exempel på hur ni arbetar med mångfald, hållbarhet och balans mellan jobb och privatliv. Använd gärna positiva berättelser från era medarbetare.
• Personlig process: Gör rekryteringen personlig, visa att ni värdesätter varje kandidats tid och engagemang. Det skapar ett gott intryck även om de inte får jobbet.

Har du frågor eller vill diskutera dina rekryteringsbehov? Emma finns här för att hjälpa dig! Du kan nå henne direkt på emma.rehn@wise.se, eller så kan du kontakta oss via vår hemsida.

Slå oss en signal eller skicka ett meddelande – vi ser fram emot att hjälpa dig!