Är administratörens roll en försvarbar kostnad i en lågkonjunktur?

De administrativa rollerna i företag är ofta underskattade, speciellt i en kris. När det varnas om lågkonjunktur är det några av de rollerna som ofta klipps bort först. Anledningen kan vara att vi inte vet exakt vad och hur mycket en administratör gör. Att boka möten och rodda med event - hur mycket tid tar det? Men tar vi bort en administrativ roll försvinner inte de administrativa uppgifterna, som ofta är fler än man tror. Vem ska ta över dessa?

“Tar vi bort en administrativ roll så försvinner dock inte de administrativa uppgifterna, ofta är de fler än man tror. Vem ska ta över dessa?”

Administration som specialistområde

Administration är ett eget specialistområde, som kräver flera olika specifika kompetenser och egenskaper. I artikeln “5 mjuka egenskaper en exekutiv assistent bör ha” nämner vi några. Att vara självgående är en av dem.

“En duktig exekutiv assistent sitter inte och väntar på att få en uppgift. Personen agerar proaktivt och ser vad som behöver göras, är självgående och tar egna initiativ.” Varför får då inte rollen det erkännande den förtjänar?

Hur vi ser på administrativa roller idag påverkas till viss del av hur rollen sett ut historiskt. Vi har gått från den analoga “Mad men-eran” där sekreterare bedömdes utifrån hur snabbt de kunde skriva på en skrivmaskin, till dagens digitala klimat. Idag kan det på en enda arbetsplats användas runt 15 olika digitala system daglige

“Vi har gått från den analoga “Mad men-eran” där sekreterare bedömdes på hur snabbt de kunde skriva på en skrivmaskin, till dagens digitala klimat.”

Från mejlsystem, CRM, webbverktyg, tidsbokning till säljsystem och annat. En assistent räknade upp till 16 verktyg som hon förväntades behärska och jobba i varje dag. Det krävs en kompetent och erfaren person för att komma in och organisera hur administrationen på ett företag ska gå till. Hittar vi rätt person kan vi spara flera timmars onödigt arbete, per vecka. Det är stora kostnader som kan fortsätta hållas låga alternativt sänkas genom att ta in en specialist, vilket är otroligt viktigt − framför allt i en lågkonjunktur.

Administratörer som frigör tid för ledarskap

I tider av kris är ledarskapet centralt. Oroliga tider sätter stor press på chefer och VD att leda med en lugn hand, finnas till hands och ta avgörande beslut. Då är det viktigt att ledare backas upp av en administrativ expert. Någon som ser till att saker flyter smidigt så att ledaren har tid att göra det de behöver, utan att oroa sig för administrativa fallgropar.

En administratör, office manager eller exekutiv assistent är i mångt och mycket också företagets ansikte utåt och bäraren av dess kultur. Personen sätter tonaliteten i mejl och telefon och är ofta den första kontakten man har med företaget eller dess ledning.

Att ha kompetenta administratörer och assistenter i bolaget är en investering som frigör både kapital och tid åt nyckelpersoner. Gå inte i fällan att se dem endast som en kostnad.