VD assistent, gatekeeper, högra handen eller Executive Assistant?

Inom dagens snabbrörliga affärsvärld spelar VD-assistenten en kritisk roll för framgångsrik ledning och beslutsfattande. Denna position har utvecklats till att bli mycket mer än en administrativ supportfunktion.

En VD-assistent fungerar som en förlängning av VD:ns och i vissa fall även ledningsgruppens arm, och har en unik förmåga att balansera ett brett spektrum av uppgifter och ansvarsområden. Från att organisera styrelsemöten och hantera komplexa researrangemang till att vara en förtroendeingivande rådgivare och strategisk partner.

Till skillnad från enklare administrativa roller som kanske associeras med uppgifter som att registrera kvitton och boka konferenser, har dagens VD-assistenter en mycket bredare portfölj av ansvarsområden. De arbetar i tätt samarbete med VD för att stödja och komplettera deras arbete.

Det kan innebära att agera som bollplank och ta ansvar för att genomföra och implementera nya system och initiativ. Denna roll handlar inte längre enbart om att vara en passiv "mötesbokare" eller "kalenderhanterare". Istället är VD-assistenten en aktiv deltagare i affärsbeslutsprocessen och har ofta insyn i företagets strategi och riktning. Därför kan det krävas att den här personen har en viss typ av utbildning och bakgrund.

Rollen innebär att VD-assistenten behöver vara både en relationsbyggare och en strategisk tänkare. Personen är ofta den första som agerar som “gatekeeper” för VD:ns kalender och prioriterar vilka ärenden som kräver hens personliga engagemang. Samtidigt är de också de som kan ta tempen på organisationen och verksamheten och ge värdefulla insikter till VD och ledningsgruppen. 

Stina Bylund på The Pace betonar vikten av att finna den rätta personen för denna roll. Det handlar inte enbart om en gedigen erfarenhetsbakgrund och tekniska skicklighet, utan också om att personkemin måste stämma. Hon berättar att numera vill en VD oftast inte ha en "ja-sägare" utan snarare en kritisk tänkare som vågar utmana och föreslå alternativa perspektiv. Någon att bolla med och någon som kan “kratta” lite där det behövs.

I en tid där affärslandskapet blir allt mer komplicerat och konkurrensutsatt, är VD-assistenten en oumbärlig partner. Deras förmåga att navigera genom det snabbrörliga och krävande klimatet och samtidigt balansera många ansvarsområden gör dem till vardagshjältar och möjliggörare som bidrar till att organisationen fortsätter gå framåt mot sina mål och visioner.

Skillnaden mellan en VD assistent och Ledningsgruppsassistent:

VD-assistent:

- Stödjer direkt VD / CEO.

- Hanterar VD:ns dagliga uppgifter som kalender, möten, resor.

- Fungerar som bollplank och rådgivare för VD.

- Kan vara involverad i strategiska initiativ och övergripande mål.

Ledningsgruppsassistent:

- Stödjer delar av ledningsgruppen eller exekutivgruppen.

- Arbetar med flera medlemmar som CFO, CMO, COO etc.

- Fokuserar på att samordna och stödja ledningsteamets olika ansvarsområden.