Fyra fördomar om Executive Assistants
Det är lätt att tänka att ett jobb som assistent innebär att man bara passar upp på någon annan. Men det stämmer inte. Kanske är det för att vi inte pratar tillräckligt mycket om vad det egentligen innebär att jobba som en Executive Assistant idag. Eller så är det för att många serier och filmer avbildar rollen som assistent på ett gammaldags sätt som inte är realistiskt på dagens arbetsplatser.
Assistentrollen är i ständig förändring. I takt med att vårt samhälle blir allt mer digitaliserat och en hel del jobb också görs på distans så har även denna roll behövt anpassa sig.
I den här artikeln slår vi hål på fyra fördomar om rollen.
Fördom nr 1:
“En Executive assistant är en junior roll.”
Sanning:
Personer som jobbar i denna roll har ofta en gedigen erfarenhet. Då de jobbar nära en person i ledande ställning som t.ex. VD fungerar de ofta som bollplank och är en riktigt bra business partner. De måste vara insatta i affären då de ibland behöver företräda chefen i vissa möten och beslut.
Fördom nr 2:
“Vem som helst kan göra ett bra jobb som Executive Assistant.”
Sanning:
Det här är en nyckelroll som kräver ett stort förtroende från chefen. Det är inte en roll man tillsätter lättvindigt. Personen har ofta en bakgrund inom eller tidigare erfarenhet av att arbeta högt uppe i en organisation med betydelsefulla frågor. Det blir också allt vanligare att man efterfrågar en eftergymnasial utbildning hos nischade assistenter som t.ex. juridik, ekonomi eller business administration.
Fördom nr 3:
“En Executive Assistant har inget att säga till om.”
Sanning:
Det här stämmer inte alls. En Executive Assistant fungerar ofta som en gatekeeper och behöver ta många viktiga beslut varje dag. Många tror att assistenter bara bokar möten, svarar på mejl, fixar på kontoret och hjälper till med lite event. Det kan vara viktiga funktioner, men de gör mer än så. En Executive Assistant kan till exempel ha egna ansvarsområden utöver sin supportande roll. De kan ha ansvar för allt från kommunikation till onboarding.
Fördom nr 4:
“En Executive Assistant har inte koll på affären”
Sanning:
Sanningen är att det är viktigt för assistenten att ha kunskap om affären just för att de ska fungera som ett bollplank för chefen. De kan även ha separat ansvar för olika affärsrelaterade frågor. Därför är det viktigt att hitta rätt person till rollen.
Vad krävs egentligen av en executive Assistant?
Kanske är en av de viktigaste egenskaperna hos en Executive Assistant att kunna vara lite av en kameleont och anpassa sig efter olika situationer? Du behöver vara en person som är självgående och organiserad, lugn i stressiga situationer och ha ett intresse för företaget och personen du arbetar med.
Assistenten behöver ha koll när andra inte har det och se vart saker kan falla mellan stolarna innan de gör det. På jobbet är de personen som folk talar om genom att säga “alla behöver en xx”.
En VD vi talat med tyckte att det bästa med hennes assistent var att han förutsåg saker som behövde göras och gjorde dem innan hon ens hade bett om det. Det är denna egenskap som gör att hon får tid till annat och aldrig behöver oroa sig för att missa viktiga detaljer.
Om du är VD, chef eller har en ledande roll inom företaget? Kontakta oss gärna för att prata mer om hur rätt Executive Assistant skulle kunna hjälpa dig i din jobbvardag!